Personvern i borettslaget: dette må styret vite

Styret er behandlingsansvarlig for beboernes personopplysninger. Her er de fem tingene som faktisk betyr noe — fra beboerliste og Facebook-gruppe til databehandleravtale og sletting.

De fleste styrer tenker ikke på seg selv som «behandlingsansvarlig». Men i det øyeblikket styret har en liste med navn, leilighetsnumre og telefonnumre, er det nettopp det styret er. Det høres tyngre ut enn det er. Her er det som faktisk betyr noe.

1. Beboerlisten er personopplysninger

Navn, e-post, telefon, hvem som eier og hvem som leier — alt er personopplysninger. Styret må ha et formål med å samle dem (drift av laget er et helt legitimt formål), og bør ikke dele mer enn nødvendig. En liste som henges opp i oppgangen eller sendes til alle på e-post, deler alt med alle.

Tommelfingerregel: Beboerne bør selv kunne velge hva naboene ser. Styret trenger kontaktinfo; naboen trenger ikke nødvendigvis telefonnummeret ditt.

2. Facebook-gruppa er ikke styrets kanal

En Facebook-gruppe er praktisk, men styret har ingen kontroll over hvem som er med, hva Facebook gjør med innholdet, eller hvem som faktisk har lest viktig informasjon. Både Huseierne og NBBL har påpekt at Facebook-grupper ikke egner seg som offisiell kanal. Bruk gjerne gruppa til det sosiale — men ikke til beboerregister, saker eller beskjeder som må nå alle.

3. Databehandleravtale med leverandøren

Bruker laget et digitalt verktøy, behandler leverandøren opplysninger på styrets vegne. Da kreves en databehandleravtale. Spør leverandøren om tre ting: Hvor lagres dataene (EU/EØS)? Hvem hos leverandøren har tilgang? Og hva skjer med dataene når laget slutter?

4. Innsyn og sletting må være mulig

Hver beboer har rett til å vite hva som er lagret om dem, få det rettet, og få det slettet når det ikke lenger trengs — for eksempel når noen flytter. Sørg for at dere faktisk klarer å svare på en slik forespørsel. Best er det når beboeren kan ordne det selv, uten å måtte sende e-post til styret.

5. Skriv ned hva dere gjør

Det trenger ikke være et langt dokument. En halv side som beskriver hvilke opplysninger styret har, hvorfor, hvor de ligger og hvor lenge de beholdes, er både god praksis og lett å overlevere til neste styre.

I Nabotavle styrer beboerne selv hvilke felt naboene ser, og kan be om innsyn, eksport og sletting av egne opplysninger rett i appen. Dataene ligger i EU/EØS, og hvert lag er strengt adskilt fra andre. Les mer om sikkerhet og personvern, eller prøv appen i nettleseren.